Es geht nicht unbedingt um die sofortige und vollständige Automatisierung von Projektstrukturen, auch kleine Schritte sorgen für große Erleichterung im Projektmanagement. Christian Leuthner, Mitglied der Geschäftsleitung bei mds, erklärt das Konzept.

Herr Leuthner, Projekte spielen heutzutage eine herausragende Rolle im operativen Unternehmensalltag. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen für das Projektmanagement?

Ich möchte zunächst meinen Respekt gegenüber der Leistung der Projektmanager zum Ausdruck bringen. Sie stemmen in der Regel mehrere Projekte gleichzeitig, alle gleichermaßen anspruchsvoll, organisieren und koordinieren eine Vielzahl von Aufgaben und Projektmitarbeitern im In- und Ausland, intern wie extern, müssen ihre Projekte immer eiliger abschließen, weil bereits neue warten. Das ist einerseits ganz normal, weil Unternehmensprozesse immer schneller und globaler ablaufen. Andererseits hat aber auch der Tag eines Projektmanagers nur 24 Stunden. Die Verantwortlichen arbeiten oft an der Leistungsgrenze.

Nun kann mds den Projektmanagern den Alltag erheblich erleichtern.

Das ist richtig. Und auch notwendig. Angesichts der Fülle an Aufgaben und der Geschwindigkeit, mit der sie zu bewältigen sind, leidet die Qualität, wenn Projektmanager nicht unterstützt werden. Unsere Funktion ist dabei in erster Linie die eines Beraters und Workflow-Organisators. Wir analysieren mit den Kunden zunächst die Prozesse, bilden sie dann mit Synic® pro digital im Web ab, sorgen so für eine Automatisierung der Prozessorganisation und unterstützen den Kunden selbstverständlich auch bei der operativen Realisierung seines Projekts.

Wie funktioniert die Automatisierung konkret?

Ein Kernstück unserer Anwendung ist das E-Mail-Benachrichtigungssystem, welches die Beteiligten automatisch informiert, dass und bis wann sie ihre Jobs erledigen müssen oder mahnt, wenn ein Job nicht rechtzeitig erledigt wurde. Wann die E-Mail mit welchem Inhalt ausgelöst und an wen geschickt wird, wird im Vorfeld definiert. Das allein ist für den Projektmanager schon eine ungeheure Erleichterung. Er muss niemandem nachtelefonieren, Dampf machen, die Sorge haben, dass er jemanden oder eine Aufgabe vergisst. Er darf damit eine Menge organisatorischer Aufgaben von seiner Liste streichen und kann sich auf die inhaltliche Seite und seine Kontrollfunktion konzentrieren. Last-Minute-Aktionen werden vermieden, der Zeit- und damit letztlich der Budgetplan sind leichter einzuhalten. Außerdem muss er nur kurz ins System schauen und weiß immer über den Status quo Bescheid.

Eine solche Automatisierung von Abläufen muss in Unternehmen, die bisher anders gearbeitet haben, aber gelernt werden?

Sicherlich. Doch da eine Automatisierung sehr funktional und effizient ist, gewöhnen sich die Mitarbeiter bald daran. Außerdem lässt sie sich ja durchaus in kleineren Schritten einführen. Ich nenne ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen international agiert und einen hohen Übersetzungsaufwand hat, kann ein erster Schritt die Automatisierung der Übersetzung sein. Hier darf ich den zweiten Vorzug unseres Systems nennen, das Online-Editing: Der Übersetzer schreibt die fremdsprachliche Version gleich ins Layout. Das beschleunigt den Prozess enorm und sichert zudem die Qualität, weil keine weitere Instanz mehr mitmischt, die etwa Versionen verwechseln könnte.

Ein solches System setzt aber klare Hierarchien voraus?

Einer muss den Hut aufhaben. Das ist allerdings auch der Wunsch der Kunden, gerade auch der Projektmanager selbst. Oft mischen sehr viele Menschen in einem Projekt beziehungsweise auf den einzelnen Projektstufen mit. Wenn unser System angewandt wird, sind nur die wirklich notwendigen Mitarbeiter am Projekt beteiligt und zudem nur zu dem Zeitpunkt, zu dem ihre Kompetenz auch gebraucht wird. Damit werden die Prozesse drastisch verschlankt. Und die Projektbeteiligten selbst müssen nicht ständig den Projektplan im Auge haben – sie werden ja automatisch informiert und haben, nachdem ihr Job erledigt ist, den Kopf wieder frei für andere Aufgaben.

Und die Flexibilität und Spontaneität, die es in Projekten auch geben muss, …

… bleiben nicht auf der Strecke. Es sind nach wie vor Menschen, die die Prozesse definieren und digital abbilden. Das heißt auch, dass sie den Workflow und die Beteiligten neu festlegen können, wenn sie die Notwendigkeit sehen.